So synchronisieren Sie Outlook.com-E-Mail-Kategorien mit Outlook 2013

Viele von uns, die Outlook.com verwenden, nutzen auch gerne die Synchronisierung mit Outlook 2013 (alias Outlook-Desktop), um darauf zuzugreifen unsere E-Mail über diese Office-Anwendung.

Leider hat diese Synchronisation einige Einschränkungen und Schwächen. Was mir meiner Erfahrung nach am meisten aufgefallen ist, ist, dass standardmäßig die E-Mail-Kategorien, die in Outlook.com angezeigt werden, nicht synchronisiert werden (Outlook-Kategorien sind das Äquivalent von Gmail-Labels). Bei einigen Recherchen habe ich jedoch eine Lösung gefunden, die Ja, wir sehen in Outlook 2013 ermöglicht jeder E-Mail zugewiesene KategorienIn diesem Beitrag wird Schritt für Schritt erklärt, wie Sie es implementieren.

Wie Outlook-Kategorien funktionieren

Zunächst einmal finde ich es gut zu erklären, was die Besonderheiten von Outlook sind, die uns zu diesem Problem führen, aber gleichzeitig die Tür für die Lösung offen lassen (obwohl, wenn Sie möchten, dass Sie können scrollen und direkt zu den Lösungsschritten gehen).

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Als wir anfingen, Outlook.com (Webmail) zu verwenden, stellten wir fest, dass dies es bereits eine Reihe von Kategorien und Filtern standardmäßig gibtdas funktionieren, ohne dass wir etwas konfigurieren müssen. Unter diesen Standardkategorien finden wir die folgenden:"

• Soziale Updates: Gruppen-E-Mails von Twitter. Facebook, LinkedIn und dergleichen
• Newsletter: ist werblichen oder informativen Newslettern von Unternehmen zugeordnet
• Gruppen: wird allen E-Mails aus Verteilerlisten wie Google Groups zugewiesen)
• Dokumente oder Fotos: werden entsprechend den in den E-Mails enth altenen Anhängen zugeordnet
• Versandaktualisierungen: Versandverfolgungs-E-Mails für Gruppenprodukte

E-Mails werden diesen und anderen Kategorien mithilfe von Standardfiltern zugeordnet, die wir nicht bearbeiten können oder deren Regeln wir nicht einmal kennen. Wir können jedoch neue Filter erstellen, die E-Mails diesen Kategorien zuordnen. Wenn wir beispielsweise feststellen, dass in der Kategorie „Soziale Updates“ E-Mails von Pinterest fehlen, ist eine neue Regel möglich, sodass solche E-Mails dieser Kategorie zugewiesen werden.

Es ist auch möglich, neue Kategorien zu erstellen, für die Sie die entsprechenden Filter und Regeln erstellen können, und dies ist auch möglich Markieren Sie E-Mails manuell, um sie einer Kategorie zuzuweisen, entweder nativ oder vom Benutzer erstellt.

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Hier angekommen, wenn wir über Outlook 2013 auf Outlook.com zugreifen und einige Benutzerkategorien> erstellt haben, zeigt es letztere (und nur letztere), aber in begrenztem Umfang Weg . Kategorien in Outlook 2013 haben Farben und ermöglichen es Ihnen, Suchaktionen durchzuführen, aber diese auf den ersten Blick synchronisierten Kategorien tun dies nicht. Es wird nur ein farbloser Block mit dem Namen der Kategorie angezeigt."

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Was würde passieren, wenn wir in Outlook 2013 eine Kategorie mit genau demselben Namen erstellen und ihr eine Farbe zuweisen würden? Die Antwort lautet: funktioniert für unsere Zwecke. Durch Erstellen einer entsprechenden Kategorie werden alle Outlook.com-E-Mails mit einem Label dieses Namens in Outlook 2013 mit der Zwillingskategorie> angezeigt."

Das Problem, das wir jetzt noch lösen müssen, ist, was zu tun ist, damit die nativen Kategorien auch synchronisiert werden. So gehen Sie damit um und erreichen eine vollständige Synchronisierung.

"Erster Schritt: Konvertieren Sie alle nativen Outlook-Kategorien in Benutzerkategorien"

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Wie bereits erläutert, sind die Informationen aus den manuell erstellten Kategorien bereits im Desktop-Outlook verfügbar, nicht jedoch die nativen Tags, die Microsoft standardmäßig in sein Webmail einfügt. Um dies zu lösen, müssen wir diese Kategorien in Benutzerkategorien umwandeln"

Wir können dies erreichen, indem wir einen Filter/eine Regel mit der folgenden Struktur erstellen:

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Um die Regel zu erstellen, müssen wir auf die Optionssch altfläche in der oberen rechten Ecke klicken und Regeln verw alten> auswählen"

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Dies muss für alle nativen Kategorien wiederholt werden, die in Outlook 2013 angezeigt werden sollen. Und idealerweise die Kategorie von user> "

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Sobald dies erledigt ist, möchten wir wahrscheinlich die ursprünglichen nativen Kategorien ausblenden, damit die Tag-Liste nicht übersät ist mit Duplikaten. Wir können dies über das Bedienfeld „Kategorien verw alten“ tun>"

Dadurch vermeiden wir, dass wir doppelte Kategorien sehen müssen, und gleichzeitig können wir nur mit Kategorien arbeiten, die mit dem Desktop synchronisiert werden können. Aber wir brauchen noch einen weiteren Schritt, um den Trick zu vervollständigen.

Zweiter Schritt: Erstellen Sie in Outlook 2013 eine entsprechende Kategorie für jede Outlook.com-Kategorie

Jetzt müssen wir nur noch die Entsprechungen in Outlook 2013 erstellen. Dazu müssen wir zum Fenster Kategorien gehen (Registerkarte Start > Kategorisieren > Alle Kategorien) und neu erstellen Kategorien, die genau denselben Namen haben wie die Labels von Outlook.com, die wir synchronisieren möchten. Wenn es einen Unterschied von 1 Zeichen gibt, passt Outlook nicht zwischen dem Label, das vom Server kommt, und dem, das wir gerade erstellt haben, also müssen Sie sich um den Abgleich der Namen kümmern.

Dann weisen wir jedem eine Farbe zu, und wenn wir wollen, eine Tastenkombination, und das war's! , enth alten alle Outlook.com-E-Mails, die von nun an synchronisiert werden, die entsprechende Kategorie oder das Farbetikett. Das Beste daran ist, dass es sich um eine echte Synchronisierung handelt. Wenn Sie einer E-Mail vom Desktop aus ein Label zuweisen, wird diese Änderung auf dem Server widergespiegelt (solange die lokale und Serverkategorienamen stimmen überein).

Bonus: Schnellsuche aus Kategorien

Um noch mehr aus den Kategorien herauszuholen, können wir sie in der Schnellzugriffsleiste (der Liste der Sch altflächen über der Multifunktionsleiste) verankern. ein Filter für schnelle Suchen nach Kategorie.

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Dazu müssen Sie zuerst den Suchmodus> aktivieren" "

Natürlich liefert uns die Outlook-Suche standardmäßig Ergebnisse aus allen E-Mail-Ordnern, wenn die Suche vom Posteingangseintrag aus gestartet wird, und das Das Verh alten wirkt sich auch auf den Kategoriefilter aus, den wir gerade angeheftet haben.Wenn wir dies ändern möchten, um nur Ergebnisse aus dem aktuellen Ordner zu erh alten, müssen wir zu Datei (blaue Sch altfläche) > Optionen > Suchen gehen und dort Ergebnisse nur aus dem aktuellen Ordner einbeziehen auswählen. Wenn wir in Zukunft eine Suche durchführen möchten, die alle Ordner umfasst, ist dies kein Problem, da im Suchfeld die Option besteht, diese Option zu ändern für bestimmte Fälle (ohne die Standardoption zu ändern)."